La Red Federal de Registros de Profesionales de la Salud (REFEPS) abarca a la totalidad de los efectores de salud del país, ya que es la articulación de los registros de profesionales de todas las provincias.
El componente central del REFEPS es la Ficha Única del Profesional de la Salud. Esta ficha actúa como contenedor de la información de cada uno de los profesionales de la salud en relación a su identificación personal, formación y sus registros de matriculaciones, especializaciones y residencias.
El diseño de la ficha responde a los requerimientos establecidos en la Resolución Ministerial 604/2005 del Mercosur, que fija la matriz mínima de registro de profesionales de salud, con el objetivo de contar con la información básica armonizada. Esto implica estandarizar la información de los profesionales de la salud que se registran en cada provincia.
Los perfiles involucrados en el REFEPS tienen la capacidad de crear y actualizar las Fichas de Profesionales, respetando validaciones y alcances de gestión para mantener coherencia, confidencialidad, integridad y consistencia en los registros.
El diseño y la estructuración de los datos incluidos en el formulario han sido desarrollados por el equipo del SISA y aprobados por la Dirección de Regulación Sanitaria y Calidad en Servicios de Salud del Ministerio de Salud de la Nación y por la red de referentes de regulación sanitaria y tecnología del SISA.
Cada Ministerio de Salud Provincial carga en el sistema sus registros de profesionales, técnicos y auxiliares, y el REFEPS los articula. De este modo, se unifican los diferentes registros que pueda tener un profesional, ya sea en el caso que éste cuente con matriculaciones en más de una provincia, o que tenga más de una profesión.
Cada profesional del REFEPS se identifica con un código único que es asignado por el sistema en forma automática. Los datos del profesional están contenidos en una ficha que se compone de varias secciones, en cada una de las cuales se detallan sus matriculaciones y profesiones, siempre asignadas a un único registro. De este modo, se evita la duplicación de información.
Para gestionar un formulario es necesario contar con un perfil REFEPS. Toda la gestión de la información está a cargo de los Ministerios de Salud Provinciales, ya que los perfiles nacionales no tienen capacidad de intervención en la gestión de los registros provinciales de profesionales.
Cada provincia tiene la capacidad de gestión sólo sobre sus profesionales, esto incluye: registro de formación, matriculación, especialización, sanción y residencia. De este modo, un registro asociado a una Ficha de Profesional sólo puede ser modificado por la provincia que lo creó.
De la misma forma que para la gestión de los datos, todos los perfiles REFEPS pueden acceder a la información contenida en el registro de acuerdo a normas de validación determinadas. Esta modalidad es la misma que se aplica en todos los registros del SISA, cuya información tiene diferentes niveles de acceso de acuerdo a las características de los perfiles de usuario.
Dentro del REFEPS, todas las provincias el Ministerio de Salud de la Nación pueden acceder a la totalidad de las fichas de profesionales existentes en su versión completa.
Los colegios de matriculación que dispongan de cuentas de usuario tienen acceso a todos sus profesionales matriculados, es decir, a la versión completa de la ficha.
Por su parte, los profesionales disponen de una cuenta de usuario para consultar su propia ficha, sin capacidad de modificar los datos. En el caso que algún dato sea incorrecto, se debe solicitar la corrección a través de la autoridad sanitaria que matricula al profesional, que generará los mecanismos para que el dato se modifique. De este modo, se garantiza el acceso a la información de los datos personales y a los registros asociados, en cumplimiento y adhesión a la Ley Nacional 25.326 de Habeas Data.
Finalmente, el acceso público está abierto a la comunidad en general, para todo ciudadano, sin necesidad de tener una cuenta de usuario. Esta modalidad comprende la búsqueda particular de un profesional con acceso a la ficha en modo reducido, es decir, sólo a las secciones datos personales -excluyendo domicilio, formación, matriculación y especialidades-.
Asimismo, están disponibles los servicios web del SISA que permiten acceder a la información de los profesionales de la salud mediante una proceso estandarizado de consulta a través de la integración de aplicaciones.
Para garantizar la confiabilidad de la información registrada, el REFEPS incluye la posibilidad de auditar todas las operaciones realizadas por los usuarios.
El acceso a la auditoría posibilita el seguimiento y control de los cambios realizados.
Esta funcionalidad está disponible tanto desde el formulario del establecimiento como desde el registro de auditoría, en este último caso sólo para ciertos perfiles en el menú de usuario.
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